مديريت دانش، نياز سازمان هاي امروز

چکيده
در اين مقاله سعي شده تا به تبيين مفاهيم و تعاريف حوزه مديريت دانش پرداخته شود. لذا در ابتدا  به تعريف دانش و بيان تفاوت هاي آن با داده و اطلاعات مي پردازيم؛ چون در بسياري از موارد عدم موفقيت در درک مفهوم مديريت دانش و تفاوت آن با مديريت اطلاعات، به سبب عدم ارايه تعريفي درست از دانش و اطلاعات مي باشد. سپس با تعريف مديريت دانش و بيان چرخه مديريت دانش به عوامل موثر در اجراي مديريت دانش در سازمان ها مي پردازيم.
 کليد واژه ها: چرخه دانش، مديريت دانش، اجراي دانش

 
مقدمه
در گذشته بسياري از سازمان ها دانش هريک از کارکنان را تنها در جهت بهبود عملکرد شخصي وي مورد استفاده قرار مي دادند؛ درحاليکه امروزه سازمان ها در تلاش بري به جريان انداختن دانش کليه پرسنل در سطح سازمان مي باشند، تا اهداف سازمان بيش از پيش تأمين شود. اين امر منجر به رواج ديدگاه جديدي به نام مديريت دانش[2] در مباحث مديريتي و زمينه هاي موضوعي مرتبط شده است.

امروزه بسياري از شرکت هاي بزرگ دنيا با بکارگيري و عملي سازي مديريت دانش در جهت رشد و توسعه خود گام برداشته اند. شرکت هايي مانند  Ford ,TOYOTA ,SONY, MOTOROLA ,Siemens ,Microsoftو… با پياده سازي مديريت دانش به برتري رقابتي در ميان شرکت هاي مشابه دست يافته اند. آنها به اين نتيجه رسيده اند که اجراي مديريت دانش از بسياري از دوباره کاري ها جلوگيري مي کند.

بري درک مفهوم مديريت دانش و اريه تعريفي دقيق از آن لازم است تعريفي از دانش ارايه کنيم، اما پيش از آن تفاوت هاي داده[3]، اطلاعات[4] و دانش را بيان کرده و به ارايه تعريفي از هر يک از آنها مي پردازيم. بعد از تبيين مفهوم مديريت دانش به عوامل موردنياز براي اجرايي[5] کردن آن در سازمان اشاره خواهيم کرد.

  
چرخه دانش[6]
اولين جز چرخه دانش داده است. داده و اطلاعات در بسياري از موارد به جاي يکديگر مورد استفاده قرار مي گيرند، در حاليکه مترادف هم نيستند.
داده ها واقعيت هايي خام هستند که به شکل اعداد و ارقام، حروف، تصاوير، اصوات و … قابل دسترس مي باشند و به تنهايي معنا و مفهومي را به ذهن متبادر نمي کنند. به طور مثال 25 يک داده است، مشخص نيست که 25 صرفا" يک عدد است، اشاره به سن کسي دارد، مبلغي را نشان مي دهد و … يا فهرستي از کارکنان يک سازمان نمونه اي از يک سيستم مديريت داده است.
چنانچه داده ها مورد تفسير و ارزيابي قرار گيرند به اطلاعات تبديل مي شوند. درواقع اطلاعات مجموعه اي از داده هاي مرتبط و سازماندهي شده مي باشند که مورد تعبير و تفسير قرار گرفته اند و معنا و مفهوم مشخصي را به ذهن مي رسانند. وقتي مشخص شود 25 سن احمد – زمينه داده مورد نظر به آن افزوده شده باشد – اطلاعات حاصل مي شود يا فهرستي از کارکنان سازمان که داراي مدرک کارشناسي بوده و بين 5 تا 10 سال در سازمان مشغول به کارند، نمونه اي از يک سيستم مديريت اطلاعات مي باشد.
با تعاريف فوق مي توان تعريفي ساختاري و علمي از داده و اطلاعات به دست آورد.
داده ها مقادير صفات خاصه موجوديت هاي مختلف مي باشند[7] و هنگامي که اسم صفت خاصه در کنار مقدار صفت خاصه قرار مي گيرد، اطلاعات حاصل مي شود.
داده عاملي است که در کامپيوتر ذخيره مي شود و وقتي مورد پردازش قرار گرفت به اطلاعات تبديل مي گردد. در واقع مي توان گفت آنچه به عنوان مقادير صفات خاصه در پايگاه اطلاعاتي ذخيره مي شود، چيزي جز داده نيست، اما هنگامي که هريک از اين مقادير در پيوند با پرسش يا مسأله اي مورد تفسير قرار مي گيرند و زمينه اقدام به عملي يا عدم اقدام به عملي را فراهم مي آورند، به اطلاع تبديل مي شوند. (1 : 11)
از تجزيه و تحليل، درک و به خاطر سپردن اطلاعات، دانش به دست مي آيد. به عنوان مثال بعد از بررسي کارکنان سازمان که داراي مدرک کارشناسي بوده و بين 5 تا 10 سال سابقه کار دارند، به اين نتيجه مي رسيم که اين دسته از کارکنان در رفع نيازهاي ارباب رجوعان خود موفق تر عمل مي کنند، يعني نسبت به اين مسأله دانش يافته ايم. دانش افراد مختلف در يک زمينه موضوعي با دارا بودن اطلاعات يکسان و مشابه مي تواند متفاوت باشد. نوناکا[8] معتقد است اطلاعات زماني به دانش تبديل مي شود که توسط اشخاص تفسير گرديده، با عقايد و تعهدات آنها آميخته شده و به آن مفهوم داده شود. (17)
بي. سي. بروکز[9] بين دانش و اطلاعات به يک نسبت تجربي معتقد است. او مي گويد اطلاعات به دانش افراد مي افزايد. ساختمان اصلي دانش با ورود اطلاعات تغيير مي يابد و سرانجام يک ساختار جديد دانش به دست مي آيد. (3 : 4)
البته اين تمايز قائل شدن بين داده، اطلاعات و دانش تاحدود زيادي به خود کاربر مربوط است و اين فرايند تبديل داده به اطلاعات و سپس دانش برگشت پذير است.
گام بعدي حرکت از دانش به سمت خرد[10] است، درواقع از درک دانش خرد حاصل مي شود و چنانچه خرد خويش را به کار ببنديم، مهارت[11] به دست مي آيد و هنگاميکه مهارت خود را با ديگر مهارت ها تلفيق مي کنيم، تخصص[12] حاصل مي شود و سرانجام زمانيکه بر تخصص خود تسلط پيدا کرديم، خبرگي[13] مي يابيم. به اين ترتيب چرخه دانش را مي توان به صورت زير نشان داد:

 

  
صاحب نظران دانش را به دو دسته تقسيم مي کنند: دانش صريح[14] و دانش ضمني[15].
دانش صريح يا آشکار دانشي است که به آساني قابل انتقال مي باشد و مي توان آن را به کمک يک سري از نشانه ها مثل حروف، اعداد و … در قالب نوشته، صدا، تصوير، عکس، نرم افزار، پايگاه داده و … مدون و کدگذاري کرد؛ به همين دليل به اشتراک گذاري دانش صريح به راحتي امکان پذير است. معمولا" دانش صريح در سازمان ها به شکل قوانين، رويه هاي کاري، برنامه هاي روزمره و … در مي آيند که بر اساس آنها هريک از کارکنان به انجام وظايف خود مشغولند.
دانش ضمني يا پنهان دانشي است ذهني و شخصي که به آساني قابل بيان، انتقال، اشتراک و فرموله کردن نيست. بينش، بصيرت، شعور و درک هر شخص، ترفندها و فوت و فن هاي به کاررفته توسط هر کس در حوزه دانش ضمني او قرار دارد. دانش ضمني به سادگي قابل کدگذاري و تبديل به قوانين و دستورالعمل ها نيست و از طريق مشاهده و تقليد به دست مي آيد.
در بسياري از سازمان ها براي بهبود سطح عملکرد سازمان ناگزير به استفاده از دانش ضمني پرسنل در کنار دانش صريح آنها مي باشيم. بدين منظور بايد فضاي مناسب براي انتقال اين دانش و ايجاد ارتباط کارکنان با يکديگر فراهم شود، چرا که دانش ضمني اغلب از طريق زبان، بدن و نمايش فيزيکي مهارت ها انتقال مي يابد. (17)
نوناکا و تاکوچي[16] براي خلق دانش در هر سازماني چهار الگو  در نظر گرفته اند:
1. از دانش ضمني به دانش ضمني ( اجتماعي کردن[17] ): زمانيکه افراد مستقيما" دانش ضمني خود را با ديگران به اشتراک مي گذارند. مثلا" از طريق ارتباط رودررو.
2. از دانش ضمني به دانش صريح ( بيروني سازي[18] ): کدگذاري و رمزبندي تجربه و بينش به شکلي که قابل استفاده توسط ديگران باشد. مثلا" از طريق گفتگو و پرسش و پاسخ، دانش ضمني خود را به شکل ملموس درآوريم.
3. از دانش صريح به دانش صريح ( ترکيب[19] ): ترکيب بخش هاي مختلف دانش صريح و ارايه آن به شکلي تازه. مثلا" اطلاعات مختلف در يک زمينه خاص را از بخش ها و دپارتمان هاي مختلف سازمان گرفته و جمع آوري کنيم و در يک گزارش واحد بگنجانيم.
 
4. از دانش صريح به دانش ضمني ( دروني سازي[20] ): زمانيکه افراد دانش صريح خود را نهادينه کرده و به اشتراک مي گذارند و سپس از آن براي وسعت بخشيدن به دانش ضمني خود و تجديد نظر در آن استفاده مي کنند.[21]
 چالش اصلي در مديريت دانش تبديل دانش ضمني به دانش صريح است. مي توان فرايند خلق دانش را به شکل زير نشان داد.

 

 مديريت دانش
تاکنون تعاريف مختلفي از مديريت دانش ارايه شده است. به طور کلي مديريت دانش در اختيار گرفتن دانش کارکنان سازمان و حتي دانش خارج از سازمان و انتشار به هنگام آن براي انجام وظايف موجود در سازمان مي باشد، که رشد و توسعه بيشتر سازمان را در پي خواهد داشت. در ادامه تعريف تني چند از صاحب نظران را ارايه مي کنيم.
داونپورت و پراساک[22] معتقدند که مديريت دانش عبارت است از بهره برداري و توسعه سرمايه هاي دانش يک سازمان در جهت تحقق اهداف سازمان. دانشي که مديريت مي شود شامل هردو نوع دانش صريح و دانش ضمني مي باشد.
مايک بورک[23] بر اين عقيده است که مديريت دانش کمک مي کند که اطلاعات مناسب در زمان مناسب براي تصميم گيري هاي درست در اختيار افراد مناسب قرار بگيرد.
مديريت دانش کمک مي کند که افراد در سازمان با هم ارتباط برقرار کرده و دانش خويش را به اشتراک بگذارند.[24] اين امر موفقيت سازمان را در عرصه رقابت ميان ديگر سازمان ها تضمين مي کند.
اجراي مديريت دانش در سازمان منجر مي شود دانش توليد شده توسط افراد براي هميشه در سازمان باقي بماند و در نتيجه ي خروج کارکنان از سازمان، دانش توليده شده – با توجه به هزينه اي که سازمان صرف توليد آن کرده است – از سازمان خارج نمي شود.
هدف مديريت دانش شناسايي، جمع آوري، دسته بندي و سازماندهي، ذخيره، اشتراک، اشاعه و در دسترس قرار دادن دانش در سطح سازمان مي باشد.
در سازمان هايي که به شکل سنتي اداره مي شوند دانش از بالا به پايين در طول خطوط سازماني در جريان است. در اين صورت دانش به ندرت در زمان درست و در جايي که بيشترين نياز به آن وجود دارد، قابل دسترس است. (11)
اما در سازمان هاي دانش محور[25]  که به اجرا و پياده سازي مديريت دانش پرداخته اند، دانش در کل سازمان جاريست و هرکس به فراخور نياز خود در زمان مناسب مي تواند از آن در جهت انجام وظايف خود استفاده کند.
براي تفهيم بيشتر اين مسأله مي توان چرخه مديريت دانش را به شکل زير در نظر گرفت.

 

  عناصر اصلي چرخه مديريت دانش مطابق شکل توليد، سازماندهي، ذخيره، اشتراک و استفاده مي باشد.
دانش از طرق مختلفي به دست مي آيد، يا از طريق افرادي که دانش را دارا مي باشند و يا از طريق انتشارات مختلف، کنفرانس ها، نشست ها و … به دست مي آيد. دانش به دست آمده در داخل يا خارج سازمان، که مفيد بوده و سازمان را در ادامه حيات خود ياري مي رساند، شناسايي شده و کليه آنها جمع آوري مي شود. سپس دسته بندي شده و براساس نظم خاصي سازماندهي مي شود. دانش سازماندهي شده ذخيره و نگهداري مي شود، اين دانش مي تواند به اشکال مختلفي ذخيره و نگهداري شود مثلا" در پرونده ها، پايگاه داده ها، کتابخانه ها و …
سپس دانش ذخيره شده به اشتراک گذاشته مي شود و در نتيجه ي اشاعه آن، در سطح وسيعي دردسترس همگان قرار مي گيرد.
سرانجام اين دانش بايد مورد استفاده و بهره برداري کساني که به آن نياز دارند قرار بگيرد. دانش مي تواند در سطح گسترده اي به کمک اينترنت دردسترس و مورد استفاده بسياري از افراد قرار گيرد. البته علاوه بر اين راه هاي ديگري براي دردسترس قرار دادن و استفاده از دانش وجود دارد مانند تهيه گزارش ها، برگزاري جلسات آموزشي و کارگاه ها، برپايي نمايشگاه ها و …
 
اجراي مديريت دانش
براي اجراي مديريت دانش در هر سازمان بايد به عواملي از جمله ساختار سازمان، تکنولوژي هاي موجود در سازمان و فرهنگ سازماني توجه نمود.
در حين برنامه ريزي براي رسيدن به اهداف سازماني بايد به مديريت دانش در سازمان مورد نظر توجه شود؛ اين بدين معناست که در تدوين برنامه هاي استراتژيک هر سازمان بايد به سرمايه هاي دانش موجود در سازمان نيز پرداخت. بدين منظور تيم هاي دانش[26] در سازمان به وجود مي آيند که نقش بسزايي در عملي کردن مديريت دانش در سازمان ايفا مي کنند. درواقع تيم هاي دانش در هر سازماني چرخه دانش را در آن سازمان به حرکت درمي آورند و به توليد، سازماندهي، ذخيره و اشتراک دانش در سطح سازمان کمک مي کنند.
هرسازماني مي تواند سياست هاي خاصي در قبال کارکناني که در اشتراک دانش شرکت مي کنند، داشته باشد. ازجمله ي اين سياست ها ارايه پاداش به کارکنان براساس ميزان به اشتراک گذاري دانش شان در سازمان است. اين امر مي تواند باعث افزايش انگيزه کارکنان در تسهيم دانش خود شود.
لازم به يادآوري است که ارزشيابي دانش نيز بايد جز برنامه هاي سازمان گنجانده شود تا ميزان اثربخش بودن دانش مشخص شود.
مسلما" گنجاندن مديريت دانش در برنامه هاي استراتژيک سازمان به تنهايي در عملي کردن و اجراي مديريت دانش کافي نيست. در دنياي امروز ما ناگزير به استفاده از تکنولوژي هاي اطلاعاتي براي اجراي موفق مديريت دانش در سازمان خود هستيم.
به کمک سيستم هاي اطلاعاتي مي توان دانش موجود در ذهن تک تک پرسنل را ذخيره و نگهداري نمود و در مواقع نياز در اختيار ديگر کارکنان سازمان قرار داد. مي توان از بسترهاي مبتني بر IT مانند اينترانت، اکسترانت، پورتال ها، گروه افزارها، اينترنت و … در اشتراک دانش و استفاده از آن کمک گرفت.
امروزه اينترانت به عنوان يکي از ابزارهاي مديريت دانش در سازمان ها در سطح وسيعي مورد استفاده قرار مي گيرد. اينترانت يک شبکه کامپيوتري خصوصي در درون سازمان مي باشد که نقش مهمي در اشتراک دانش در سازمان ايفا مي کند.
اکسترانت يک شبکه دسترسي کنترل شده مي باشد که افراد در خارج از سازمان نيز مي توانند در آن دخيل باشند، بر خلاف اينترانت که افراد ويژه اي در داخل سازمان امکان استفاده از آن را دارند. البته امنيت شبکه در خصوص اکسترانت بسيار حائز اهميت است. ( استفاده از اکسترانت در پي گسترش مفهوم مديريت دانش، که علاوه بر دانش کارکنان سازمان بايد از دانش خارج از سازمان نيز بهره جست، رواج يافت. )
پورتال ها نيز سايت هاي مرجعي هستند که امکان دسترسي به منابع اطلاعاتي مورد نياز کارکنان سازمان را فراهم مي کنند.
گروه افزارها نرم افزارهايي هستند که اين امکان را فراهم مي کنند که کارکنان و سازمان هايي که در نقاط جغرافيايي مختلف و دور از هم به کار مشغولند، باهم ارتباط برقرار کرده و از دانش يکديگر استفاده نمايند. از جمله ي اين نرم افزارها مي توان ازIBM Lotus, Microsoft Outlook و… نام برد.
همچنين ايجاد نقشه هاي دانش[27] نيز در استفاده بهينه از دانش تک تک پرسنل موثر مي باشد. منظور ايجاد بانک هاي اطلاعاتي اي است که مشخص مي کند کداميک از کارکنان، در چه موضوعي و در چه بخشي از سازمان دانش خاصي را داراست تا در صورت نياز بتوان به آن دسترسي يافت. در واقع به کمک نقشه هاي دانش جايابي دانش آسان مي گردد.
علاوه بر توجه به مديريت دانش در ساختار سازمان و استفاده از تکنولوژي هاي موجود در سازمان، براي عملي کردن مديريت دانش به عامل بسيار مهم ديگري نيز نياز است، که به نظر مي رسد بدون توجه به اين عامل – علي رغم توجه به دو عامل قبلي – موفقيت در اجراي مديريت دانش منتفي باشد؛ اين عامل مهم فرهنگ سازماني نام دارد.
براي موفقيت در اجراي مديريت دانش يکي از مهم ترين قدم ها اين است که فرهنگ و نگرش مجموعه و تک تک پرسنل نسبت به اشتراک دانش تغيير يابد. هنوز در بسياري از سازمان ها بعضي از کارکنان بر اين عقيده هستند که دانش منحصر به فرد آنها در افزايش سطح عملکرد شخصي آنها موثر بوده و با اشتراک دانش، موقعيت خود را در سازمان به خطر مي اندازند.
در سازمان ها بايد برنامه هايي براي معرفي کساني که به اشتراک دانش خود در سطح سازمان مي پردازند، وجود داشته باشد و آنها به عنوان افرادي که مهارت هاي خاصي را دارا مي باشند، شناخته شوند. اين به نوبه خود موجب تشويق بيشتر کارکنان به مشارکت در اجراي مديريت دانش در سطح سازمان مي شود. در واقع بايد در ميان کارکنان سازمان تفکر تبادل دانش قدرت است جايگزين دانش قدرت است، شود. (19)
 
 يادداشتها:
[1] . دانشجوي کارشناسي ارشد کتابداري و اطلاع رساني

[2] .Knowledge Management (KM)
[3] .Data
[4] .Information
[5] .executive
[6] .Knowledge Cycle

[7] . پديده ها، اشيا، افراد و … که در پايگاه داده ها با آنها سروکار داريم، هرکدام يک موجوديت به حساب مي آيند و آنچه يک موجوديت را از موجوديت ديگر متمايز مي کند، صفات خاصه آنهاست. مثلا" کتاب به عنوان يک موجوديت داراي صفات خاصه اي چون عنوان، مولف، موضوع و … مي باشد که صفات خاصه آن متفاوت با صفات خاصه موجوديت ديگري چون انسان است.


[8] .Ikujiro Nonaka
[9] .B. C. Brockes
[10] .Intelligence = Wisdom
[11] .Competence
[12] .Expertise
[13] .Mastery
[14] .Explicit Knowledge
[15] .Tacit Knowledge
[16] .Takeuchi
[17] .Socialization
[18] .Externalization
[19] .Combination
[20] .Internalization

[21] . اين مدل، مدل SECI نام گرفته است.

[22] .Davenport & Prusak
[23] .Mike Burk
[24] .Knowledge-Sharing
[25] .Knowledge Based Organizations
[26] .Knowledge Teams
[27] .Knowledge Maps

 منابع
 1. دياني، محمد حسين. داده پردازي براي کتابداران و اطلاع رسانان. مشهد: کتابخانه رايانه اي، 1381.
2. زرگر، محمود. اصول ومفاهيم فن آوري اطلاعات. تهران: بهينه، 1382.
3. سينق، موهيندر. مديريت کتابخانه ونظام اطلاع رساني(نظريه وعمل). ترجمه غلامرضا فدائي عراقي. تهران: دبيرخانه هيأت امناي کتابخانه هاي عمومي کشور، 1373.
4. فرگوسن، استوارت؛ وکرت، جان. "سيستم هاي مديريت دانش و جستجو براي تماميت". ترجمه افسانه حاضري و مريم صراف زاده. نما مجله الکترونيکي پژوهشگاه اطلاعات و مدارک علمي ايران. دوره پنجم، 3، خرداد 1385.
5. کوئنيگ، ام. اي. دي. "مديريت دانش مرزهاي سازمان را درمي نوردد: فرصتي براي کتابداران". ترجمه افسانه حاضري و مريم صراف زاده. نما مجله الکترونيکي پژوهشگاه اطلاعات و مدارک علمي ايران. دوره پنجم، 2، بهمن 1384.
6. متاژئوتيس، کوستاس؛ ارگازاکيس، کوستاس؛ و پساراس، جان. "کشف دنياي مديريت دانش: توافق ها و اختلاف نظرها در ميان پژوهشگران و انديشمندان اين حوزه". ترجمه پريسا خاتميان فر و ماريه رحيمي. نما مجله الکترونيکي پژوهشگاه اطلاعات و مدارک علمي ايران. دوره ششم، 2، آبان 1385.
7. مختاري نبي، ابراهيم. "تحول نقش کتابداران و متخصصان اطلاع رساني در مديريت دانش". مجله الکترونيکي مرکز اطلاعات و مدارک علمي ايران. دوره دوم، 2، ارديبهشت 1383.
8. مفيدي، هميلتون؛ سنيمان، ردا. "کاربرد اينترانت به عنوان يک ابزار مديريت دانش در کتابخانه هاي دانشگاهي". ترجمه مريم صراف زاده. . نما مجله الکترونيکي پژوهشگاه اطلاعات و مدارک علمي ايران. دوره پنجم، 2، بهمن 1384.
9. مينگ يو، چنگ. "نقش و تاثير رهبران سازماني در نهادينه کردن مديريت دانش در سازمان هاي کنوني". ترجمه محمد علي نعمتي. نما مجله الکترونيکي پژوهشگاه اطلاعات و مدارک علمي ايران. دوره پنجم، 1، شهريور 1384.

10. Broadbent, Marianne. “The Phenomenon of Knowledge Management: What Does it Mean to the Information Profession?”. 1998 [on-line]. Available: http://www.sla.org/pubs/serial/io/1998/may98/broadben.html
11. Burk, Mike. “Knowledge Management: Everyone Benefits by Sharing Information”.1999[on-line].
Available: http://www.tfhrc.gov/pubrds/novdec99/km.htm
12. Choo, Chum Wei. “Working With Knowledge: How Information Professionals Help Organizations Manage What They Know”. 2000 [on-line].
  Available: http://choo.fis.utoronto.ca/lm/
13. J. Ponzi, Leonard; Koeing, Michael. “Knowledge Management: another management fad?”. 2002 [on-line].
Available: http://Informationr.net/ir/8-1/paper145.html
14. Wilson, T. D. “The nonsense of Knowledge Management”. 2002 [on-line]. Available: http://Informationr.net/ir/8-1/paper144.html
15. www.itmportal.com
16. www.kmcenter.mihanblog.com
17. http://kmterms.mihanblog.com
18. www.knowledgeboard.com/download/2545/The-STARS-Knowledge-Cycle.pdf
19. www.moshaveran.net
20. www.wikipedia.com


ندا کريمي[1]  :

 Email:


منبع :  مجله الکترونيکي نما

893 total views, 1 views today

Share

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *